Офис-менеджер

Требования: Основные личные качества:
Способность брать на себя ответственность за свои действия и эффективно управлять своим рабочим временем и задачами.
Умение находить общий язык с людьми, поддерживать позитивные отношения и производить хорошее впечатление на посетителей и сотрудников.
Способность сохранять спокойствие и работоспособность в напряженных ситуациях и при интенсивном рабочем потоке.
Умение деликатно и корректно общаться, особенно когда необходимо донести негативную информацию или решать деликатные вопросы.
Способность выполнять поручения и задания руководителя точно и в срок.
Желание развиваться, узнавать новое и углубляться в специфику работы компании, что ценится руководителями.
Секретарь является «лицом» компании и должен производить положительное впечатление.
Способность планировать свой рабочий день и управлять своим временем без постоянного контроля.
Грамотная речь и хорошая память - Необходимы для ведения деловой переписки, телефонных переговоров и запоминания большого объема информации.

Обязанности: Оказание помощи руководителю в планировании его рабочего графика.
Подготовка заседаний, оповещение участников, сбор материалов, регистрация и ведение протоколов.
Обеспечение руководителя необходимой информацией, ведение дневника, работа с цифровыми системами.
Прием, регистрация, систематизация и хранение входящей и исходящей корреспонденции и документов.
Составление и оформление проектов документов, писем и других материалов по поручению руководителя.
Осуществление контроля за сроками и результатами выполнения поручений и решений.
Прием и распределение звонков, запись телефонограмм и доведение информации до адресатов.
Организация приема посетителей в приемной руководителя, создание условий для решения их вопросов.
Подготовка и ведение деловой переписки, поддержание положительного имиджа компании.
Обеспечение руководителя необходимыми канцтоварами, оргтехникой и другими принадлежностями.
Оформление командировочных документов и оказание помощи в организации поездок.
Выполнение отдельных поручений руководителя, связанных с административной и организационной деятельностью.
Ведет табельный учет фактического время пребывания работников на предприятии.
на время отсутствия инспектора по кадрам выполняет его обязанности.