Заведующий канцелярией

Требования: Ответственность, внимательность, коммуникабельность.

Обязанности: 1. Обеспечивать документационное обеспечение деятельности Учреждения:
организовывать работу с документами;
разрабатывать номенклатуру дел;
организовывать текущее хранение документов;
контролировать правильность и своевременность распределения и подшивки документов в дела.
2. Принимать и обрабатывать поступающую в Учреждение входящую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с указаниями руководителя Учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Своевременно докладывать директору Учреждения адресованную ему корреспонденцию.
4. Вести регистрацию документов внутреннего обращения и подшивку реестров на отправленную корреспонденцию.
5. Обеспечивать сохранность служебной корреспонденции.
6. Проверять сроки хранения документов, составлять протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
7. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
8. Следить за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурным подразделениям Учреждения и конкретным исполнителям.
9. По поручению директора (его заместителей) составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам обращений.
10. Осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя Учреждения, взятых на контроль.
11. Осуществлять контроль за исполнением указаний и поручений вышестоящих органов.
12. Контролировать сроки исполнения писем, жалоб и заявлений граждан и отвечать за их прохождение.
13. Организовать хранение и обеспечение сохранности документов (по направлению деятельности) находящихся в архиве Учреждения.
14. Выполнять иные поручения директора Учреждения, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
15. Вести делопроизводство (по направлению деятельности), в том числе и в электронной форме.
16. Подготавливать проекты приказов по движению контингента обучающихся.
17. Вести книги регистрации выдаваемых документов об образовании и (или) квалификации, «Поименные книги обучающихся».
18. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.