Главный специалист канцелярии

Требования: Соблюдение этики делового общения, правил защиты конфиденциальной служебной информации, правил работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Опят работы на ПК, знание офисных программ.
Обязанности: 1.Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3. Формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4. Подготавливать и сдавать в архив документы к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).
5. Инструктировать работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
6. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
8. Организовывать работу по регистрации, учету и передаче в структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
9. Обеспечивать получение и отправление почтовой корреспонденции.
10. Принимать меры по обеспечению необходимыми справочными инструктивными, материалами, а также оборудованием, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда работников канцелярии.
11. Обрабатывать отправляемую документацию (оформление с учетом требований Инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области).
12. Оформлять командировочные удостоверения.
13. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
14. Составляет установленную отчетность.
15. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях учреждения.
16. Разрабатывать и организовывать мероприятия по улучшению деятельности канцелярии.
17. Проводить необходимую работу по защите информации, составляющих коммерческую и служебную тайну.
18. Соблюдать: правила внутреннего распорядка учреждения, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
19. Выполнять иные поручения начальника отдела управления делами по вопросам своих полномочий.
Рабочее время: с 08:30 до 17:30