Личный помощник руководителя

Требования: Знание всех офисных программ (Word и т.д.).
Обязанности: Административная поддержка руководителя Выполнение служебных поручений руководителя, связанных с деятельностью компании; контроль сроков и приоритетов.

Планирование рабочего времени руководителя Ведение календаря, назначение встреч и совещаний, напоминания, координация участников, контроль переносов.

Ведение деловой переписки с контрагентами Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка писем, направление, контроль ответов, формирование архива.

Подготовка договоров с контрагентами и сотрудниками Подготовка проектов договоров, соглашений и дополнительных соглашений; сбор реквизитов и документов; согласование с ответственными сотрудниками; контроль подписания, выполения, оплаты, учет и хранение.

Подготовка отчетов и материалов Сбор, проверка и систематизация данных; подготовка отчетов, справок, презентаций и аналитических материалов по поручению руководителя.

Прием и обработка коммуникаций Прием и распределение входящих звонков, электронных писем; прием, регистрация и отправка корреспонденции; учет за исполнением.

Документооборот Регистрация, учет, хранение и архивирование документов; контроль использования шаблонов, бланков и реквизитов.

Внутреннее взаимодействие Координация с бухгалтерией, юристами, и другими подразделениями по вопросам деятельности руководителя и офиса.

Контроль исполнения поручений Фиксация поручений руководителя, напоминание исполнителям, сбор статусов и информирование руководителя.

Конфиденциальность Соблюдение режима конфиденциальности служебной информации и документов.