Главный специалист Центрального территориального управления

Требования: Профессиональное образование, без предъявления требований к специальности, направлению подготовки
Обязанности: Осуществлять подготовку статистических данных о документообороте служебной корреспонденции и организационно-распорядительных документов (ежеквартально).
Вести учет, своевременное оповещение и контроль участия руководителей управления в совещаниях у руководителей администрации города, в органах государственной власти области, органах администрации города.
Осуществлять контроль за подготовкой информации отделами управления для совещаний, где не планируется участие руководства управления.
Своевременно оформлять заявки на обеспечение управления техническими средствами и материалами, вести учет их использования.
Обеспечивать формирование и хранение дел по обращениям граждан, дел по служебной корреспонденции и организационно-распорядительным документам.
Готовить проекты распоряжений администрации города Тамбова по кадровым вопросам на работников управления.
Осуществлять своевременное обновление собственного сегмента информации на официальном сайте управления, интернет-ресурсах управления, размещение информации на официальной странице в социальных сетях.
Соблюдать конфиденциальность в работе с документами.
Осуществлять обработку персональных данных, в том числе защиту персональных данных, в рамках деятельности управления.
Рассматривать обращения граждан и юридических лиц по вопросам, относящимся к функциям управления, и готовить соответствующие документы.
Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.
Обеспечивать оперативную отправку ответов на обращения граждан и юридических лиц, подготовленных сотрудниками управления, по электронной почте.
Осуществлять прием служебной корреспонденции, поступающей в управление посредством почтовой связи и от курьеров организаций.
Обеспечивать оперативную доставку корреспонденции в администрацию города и отделы управления.
Обеспечивать качественное выполнение тиражирования материалов.
Выполнять машинописные работы по поручению заместителя главы администрации - начальника управления и заместителя начальника управления.
Проверять правильность оформления ответов по обращениям граждан в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству в администрации города Тамбова.
Вести отчетно-справочную документацию по обращениям граждан, поступившим в управление.
Организовывать подготовку документов для передачи в архив или уничтожения в соответствии с установленным порядком.
Составлять номенклатуру дел управления.
Вести табель учета рабочего времени сотрудников управления (в отсутствие основного работника).
Регистрировать исходящую корреспонденцию и осуществлять почтовую и курьерскую отправку документов.