Ведущий специалист по делопроизводству

Требования: - высшее профессиональное образование;
- опыт работы от 1 года в аналогичной должности;
- хорошее знание делопроизводства, знание федеральных законов и профильных ГОСТ является преимуществом;
- знание одной из систем электронного документооборота;
- уверенное владение ПК, пакета MS Office или аналогичного;
- умение пользоваться оргтехникой;
- ответственность, доброжелательность, коммуникабельность, грамотная устная и письменная речь, внимательность, аккуратность, организаторские и аналитические способности.
Обязанности: - ведение делопроизводства Общества в полном объеме (включая документирование, документооборот и хранение документов в соответствии с установленными в Обществе требованиями);
- работа в программе электронного документооборота: внесение на согласование писем и договоров, контроль сроков выполнения поручений и прохождения согласований;
- участие в подготовке проектов документов (писем, реестров, приказов) в соответствии с требованиями Общества;
- проверка качества подготовки и оформления документов, передаваемых на подпись руководителю;
- участие в разработке документов Общества в части делопроизводства: номенклатура дел, инструкции, памятки, шаблоны, бланки и др.
- участие в подготовке тендерной документации;
- организация взаимодействия с курьерскими и почтовыми службами;
- осуществление приёма и перенаправления телефонных звонков руководству и работникам Общества в соответствии с правилами делового общения и речевого этикета;
- организация приёма посетителей, оформление пропусков, при необходимости подготовка и сервировка чайного/кофейного стола, приготовление напитков (чай, кофе, вода);
- участие в планировании рабочего времени руководителя;
- участие в организации совещаний, корпоративных мероприятий;
- ведение организационного обеспечения командируемых работников и руководства, в т.ч. заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения;
- выявление и обеспечение потребности офиса в канцтоварах, расходных материалах и иных товарно-материальных ценностях, необходимых для осуществления производственной деятельности;
- ведение и контроль выполнения договорных обязательств по договорам, переданным в управление согласно должности.