Главный специалист по протокольной работе

Требования: Стаж работы в сфере аналогичной должности не менее трех лет без предъявления требований к опыту работы в определенной сфере.
Обязанности: 1. Обеспечение деятельности генерального директора при исполнении своих полномочий.
2. Организационное, документационное и справочно-информационное обеспечение работы Генерального директора.
3. Учет рабочего времени работников подразделения (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за взаимодействие с подразделением, отвечающим за кадровую работу).
4. Разработка должностных инструкций и положений о подразделениях (трудовая функция выполняется, в случае если работник назначен приказом Компании ответственным за разработку должностных инструкций и положений о подразделениях).
5. В рамках реализации трудовых функций Главный специалист по протокольной работе выполняет следующие трудовые действия:
По трудовой функции Главного специалиста по протокольной работе:
- составление и оптимизация рабочего графика Генерального директора;
- участие в организации рабочих встреч/совещаний, разработке планов совещаний и выездных мероприятий;
- прием, обработка и перераспределение входящих телефонных звонков и обращений, поступающих на электронную почту;
- организация телефонных конференций;
- подготовка совещаний (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, обзвон участников, составление списков участников)
- координация и контроль режимных вопросов (прием, обработка и исполнение заявок на проход);
- ведение организационной работы по выездным мероприятиям и встречам в части оформления документации, связанной с направлением в командировку и закрытием организационных расходов генерального директора;
- осуществление сбора и систематизации информации, необходимой для реализации полномочий генерального директора и отдела;
- обеспечение взаимодействия и согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений Компании, доведение до них указаний и распоряжений Генерального директора;
- предоставление руководству оперативной информации, необходимой для рабочей деятельности;
- в пределах своей компетенции и в случаях неотложной потребности исполнение трудовые обязанности отсутствующих работников своего структурного подразделения и вышестоящих руководителей, имеющих схожие функции (отсутствующие в связи с отпуском, командировкой, по иным причинам);
- подготовка официальных писем и поздравительных адресов по памятным и знаменательным датам, дням рождениям официальных лиц;
- формирование, оптимизация и актуализация баз данных и контактов, используемых при работе секретариата генерального директора;
- выполнение иных обязанностей в рамках своей компетенции.