Секретарь-референт / Секретарь приемной

Требования: Высшее образование;
Опыт работы помощником руководителя/секретарем в крупной нефтегазовой или банковской компании от 2-х лет;
Знание электронного документооборота;
Навыки работы с программами: MS Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Adobe Acrobat, желательно КСЭД, SAP;
Опыт работы по контролю за исполнением поручений;
Коммуникабельность, ответственность, высокая скорость мышления, многозадачность, умение держать в голове несколько задач и их оперативно исполнять, умение работать с большими объемами информации, грамотная речь, гибкость ума, ответственность, готовность к монотонной работе;
Желательно знание английского языка на уровне не ниже intermediate;
Навыки работы с документами служебного пользования;
Дополнительно приветствуются профессиональные курсы секретарей.

Обязанности: Обеспечение документооборота Общества: работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, учет, хранение, оформление писем и т.д.);
ведение реестра зарегистрированных писем/служебных записок/приказов/протоколов, журнала ДСП и КТ форм;
работа в системе электронного документооборота (оформление карточки документа, регистрация в системе, направление ответственным лицам);
оперативное отслеживание корпоративной почты Общества, своевременное направление писем/запросов адресатам и контроль за их исполнением;
организация приема внешних писем на бумажном носителе;
подготовка и передача документов на архивное хранение/ уничтожение.

Организационное обеспечение приемной генерального директора: подготовка и организация совещаний руководителя (постановка встречи в календарь, сбор участников и материалов);
контроль за графиком встреч, оперативное реагирование на изменение в расписании;
качественное и своевременное выполнение поручений руководителя;
организация командировок генерального директора, оформление закрывающих документов;
ответы на телефонные звонки, консультация внешних контрагентов по телефону, распределение потока поступающих запросов по телефону на ответственных сотрудников Общества;
организация приема гостей и посетителей приемной руководителя и т.д.