Заведующий канцелярией

Требования: Наличие умений, необходимых для исполнения должностных обязанностей:
умения работы со служебными документами; организации личного труда и планирования рабочего времени; работы с современными информационными технологиями и информационными системами; владения компьютерной техникой, оргтехникой и средствами коммуникации; профессионально-делового общения; практического применения нормативных правовых актов; своевременного выявления и разрешения проблемных ситуаций, приводящих к конфликту интересов.
Обязанности: Оформление документов в журналах регистрации, в базе программного комплекса документационного обеспечения.
Выполнение копировально-множительных работ и сканирования документов.
Передача и прием служебной информации (в т.ч. телефонограмм) по электронной почте и по приемно-переговорным устройствам.
Проверка правильности оформления исходящей корреспонденции департамента, сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (нарочно, электронная почта, факсимильная связь, простая и заказная почта).
При регистрации и отправке исходящей корреспонденции:
- регистрацию документов по адресам – в день их поступления в отдел;
- регистрацию и доставку документов, содержащих срочную и оперативную информацию – немедленно;
- регистрацию и доставку документов, поступивших после 16 часов – на следующий день;
- с использованием сайта «Почты России» производить упаковку, адресование оправляемой по почте корреспонденции, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в почтовое отделение связи;
- на отправляемую по почте исходящую корреспонденцию составляет реестр, который подлежит возврату в департамент с отметкой работников почтовой связи и передает его в финансовый отдел департамента;
- незамедлительно передает исполнителям вторые экземпляры документов;
Предоставление в финансовый отдел департамента сведений о расходе почтовых марок и конвертов.