Ведущий специалист

Требования: Уверенное владение ПВЭМ, программным обеспечением учебного отдела (АИС «Деканат», «Ведомости кафедры», «Учебные планы», «Диплом мастер»), основами делопроизводства и электронным документооборотом
Обязанности: Вести делопроизводство, принимать, регистрировать поступающую от студентов очной и заочной форм обучения информацию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в институте порядком.
Подготавливать проекты приказов по личному составу студентов очной и заочной форм обучения в соответствии с требованиями электронного документооборота.
Своевременно формировать и хранить в АИС «Деканат» и «Учебные планы» данные по студентам очной и заочной формам обучения, приказы, ведомости и пр.
Своевременно и правильно оформлять зачетные книжки и студенческие билеты студентов очной и заочной форм обучения.
Оформлять справки о периоде обучения студентов очной и заочной форм обучения, в том числе в АИС «Деканат». Вести журнал выдачи справок о периоде обучения.
Выдавать справки студентам очной и заочной форм обучения в соответствии с установленными в институте требованиями. Вести журнал
выдачи справок.
Подготавливать к промежуточной и государственной итоговой аттестации необходимые документы, составлять сводные зачетно­экзаменационные ведомости.
Принимать участие в составлении отчетов, в том числе ВПО-1 и др.
Принимать личные дела абитуриентов, зачисленных на обучение по заочной форме.
Формировать личные дела студентов заочной формы обучения по всем специальностям и направлениям подготовки, вести учет и хранение их на протяжении всего срока обучения в институте в соответствии с установленными в институте требованиями.
Поддерживать идентичность сведений в базе данных обучающихся АИС «Деканат» и в фонде личных дел обучающихся заочной формы обучения, находящихся в учебном отделе.
Участвовать в подготовке документов, согласно номенклатуре дел УО, к сдаче в архив, в том числе комплектовать и передавать по истечении сроков оперативного хранения личные дела обучающихся заочной формы обучения на централизованное архивное хранение в архив института.
Оформлять и выдавать справки-вызовы на сессию/государственную итоговую аттестацию студентам заочной формы обучения в соответствии с установленными в институте требованиями. Вести журнал учета выдачи справок-вызовов.
Участвовать в организации опросов студентов очной и заочной
форм обучения.
Организовывать и проводить «Дни заочника».
Оформлять графики учебного процесса и контрольных мероприятий студентов очной и заочной форм обучения.
Формировать проекты приказов тем выпускных квалификационных работ (на основании выписок об утверждении тем кафедрами).