Секретарь учебной части (диспетчер)

Требования: Секретарь учебной части должен знать (и обязан руководствоваться в своей деятельности):

· постановления, распоряжения, приказы другие руководящие и нормативные документы, касающиеся деятельности Техникума и ведения делопроизводства;
· структуру и руководящий состав Техникума и его подразделений;
· организацию делопроизводства;
· методы оформления и обработки документов;
· архивное дело;
· машинопись;
· правила орфографии и пунктуации;
· правила пользования приемно-переговорными устройствами, диктофонами, магнитофонами;
· стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
· основы этики и эстетики;
· правила делового общения;
· основы организации труда и управления;
· правила эксплуатации вычислительной техники;
· основы организации труда, основы административного права и законодательства о труде;
· правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· Устав и локальные акты Техникума;
Обязанности: Секретарь учебной части:
1. Ведет делопроизводство по учету обучающихся, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.
2. Ведет книги выдачи дипломов, дубликатов дипломов и свидетельств, учета часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
3. Ведет книги приказов по личному составу обучающихся.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись зам. по УПР и зам.директора по теоретическому обучению (далее зам. по ТО).
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы зам. по УПР и зам по ТО.
6. Принимает ежедневные заявки на постановку обучающихся на питание и передает их шеф-повару.
7. Записывает в отсутствие зам. по УПР и зам. по ТО полученную информацию и доводит до их сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. Обеспечивает рабочее место зам. по УПР и зам. по ТО необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
9. Принимает документы и личные заявления поступающих на обучение, оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии Техникума.
10. Оформляет ученические билеты обучающихся.
11. Ведет поименные книги обучающихся.
12. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
13. Оформляет заявки на учетно-отчетную и другую документацию.
14. Оформляет и выдает различные справки (в т.ч. архивные) обучающимся и их родителям (лицам их заменяющим).
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
16. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующей методической частью, бухгалтерией Техникума.
17.В установленном порядке повышает свою профессиональную квалификацию.