Личный помощник руководителя

Требования: Помощник ген.директора должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы, нормативную документацию, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав Общества и ее подразделений;
методы оформления и обработки документов;
правила делового общения;
правила ведения деловой переписки с использованием типовых форм;
архивное дело;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
Обязанности: В функции помощника генерального директора входят:
1 организационное и информационное обеспечение деятельности Генерального директора (высшего руководства);
2 контроль приема и своевременной передачи в структурные подразделения или конкретным исполнителям корреспонденции, документации (запросы), поступающих на рассмотрение Генерального директора (высшего руководства);
3 вызов курьера для отправки писем, посылок, уведомление инициатора об отправке/доставки писем, посылок;
4 подготовка документации и материалов, необходимые для работы Генерального директора (высшего руководства);
5 организация ведения делопроизводства: генерального директора (высшего руководства) состоянии исполнения документов (запросов);
6 организация проведения переговоров и встреч Генерального директора (высшего руководства);
7 организация проведения телефонных переговоров Генерального директора
8 выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором (высшим руководством) (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.п.), оформление и ведение протоколов совещаний и заседаний;
9 выполнение работ по организации командировок Генерального директора (высшего руководства, руководителей подразделений) Общества и при необходимости заказчиков Общества (заказ и резервирование мест в гостиницах, подготовка необходимой документации и т.д.);
10 обеспечение рабочего места Генерального директора (высшего руководства) необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его (их) эффективной работе;
11 подготовка отчетов в рамках своей профессиональной деятельности о совершенных тратах в отчетном периоде для предоставления в бухгалтерию;
12 формировать дела согласно утвержденной номенклатуре, обеспечивать их сохранность и своевременную сдачу в архив;
13 исполнение иных поручений Генерального директора (высшего руководства).