Секретарь учебной части (диспетчер)

Требования: Ответственность, соблюдение д/и
Обязанности: Ведение делопроизводства. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции. Передаёт её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретному исполнителю для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
Организация проведения телефонных переговоров руководителя. Записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание.
Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем. Включает сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.
Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.