Секретарь руководителя

Требования: Нам нужен ответственный и собранный специалист, который умеет грамотно выстраивать коммуникации и работать в режиме многозадачности:
среднее профессиональное или высшее образование (профиль значения не имеет);
опыт работы в должности секретаря или на аналогичной административной позиции — от 2 лет;
уверенное владение офисными программами (MS Office, аналоги), навыки работы с электронной почтой и корпоративными информационными системами;
грамотная устная и письменная речь, внимание к деталям и аккуратность в оформлении документов;
развитые коммуникативные навыки: умение корректно выстраивать диалог как по телефону, так и при личном общении;
способность расставлять приоритеты и соблюдать установленные сроки даже при высокой нагрузке;
понимание основ делопроизводства и правил работы с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.

Обязанности: Вы будете ключевым звеном в организации работы директора и обеспечивать комфортную и эффективную среду для принятия управленческих решений:
вести документооборот: регистрировать, распределять и контролировать исполнение входящих и исходящих документов, следить за сроками и статусами;
организовывать рабочий день директора: планировать встречи и совещания, согласовывать графики, напоминать о важных мероприятиях и готовить необходимые материалы;
координировать взаимодействие с подразделениями, внешними организациями и посетителями: принимать звонки, фильтровать обращения, оперативно перенаправлять запросы по компетенции;
готовить проекты писем, приказов, справок и иных документов по поручению руководителя, следить за корректностью формулировок и соблюдением регламентов;
работать с электронной почтой и внутренними информационными системами, обеспечивать своевременное доведение поручений до исполнителей;
формировать и поддерживать в актуальном состоянии номенклатуру дел, архивировать документы, обеспечивать порядок в хранении текущей документации;
выполнять отдельные организационные поручения директора — от бронирования переговорных до подготовки материалов к совещаниям.