Административный секретарь

Требования: Нормативные документы: постановления, приказы, правила делопроизводства, законодательство об архивном деле.
Правила деловой переписки и этикета.
Методы оформления и обработки документов.
Работа с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint).
Личные качества:
Коммуникабельность, тактичность, неконфликтность.
Пунктуальность, хорошая память, организаторские способности.
Ответственность, дисциплинированность, эмоциональная устойчивость.
Внимательность.

Обязанности: Организационно-техническое обеспечение. Создаёт условия для эффективной работы руководителя: обеспечивает доступ к оргтехнике, канцелярским принадлежностям.
Работа с корреспонденцией. Принимает входящие документы и заявления на подпись руководителя, распределяет их по подразделениям или исполнителям.
Делопроизводство. Ведёт документооборот: проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, редактирует их, оформляет исходящие документы (письма, запросы). Использует компьютер для сбора, обработки и представления информации.
Планирование и координация. Помогает руководителю планировать рабочий график: согласовывает встречи, телефонные переговоры, информирует о регламенте мероприятий, предупреждает о приближении событий.
Организация мероприятий. Готовит заседания, совещания, переговоры: собирает материалы, оповещает участников, ведёт и оформляет протоколы.
Контроль исполнения. Следит, чтобы сотрудники выполняли поручения руководителя в срок, ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты.
Работа с коммуникациями. Организует телефонные переговоры: записывает информацию в отсутствие руководителя и доводит её до его сведения, передаёт сведения по электронной почте.
Поддержание порядка. Формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и в срок сдаёт в архив.
Технические задачи. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, вводит данные в базы, копирует документы, сканирует.
Соблюдение конфиденциальности. Обеспечивает защиту информации при работе с документами и в ходе общения.