Административный секретарь

Требования: коммуникабельность, опрятность
Обязанности: Работа с документами и делопроизводство. Секретарь принимает входящую корреспонденцию, регистрирует её и передаёт директору или исполнителям для ответа или использования в работе. Готовит проекты приказов и распоряжений (например, по движению учащихся), оформляет личные дела новых учеников. Ведёт алфавитный журнал учащихся. Систематизирует документы, формирует дела, обеспечивает их сохранность и вовремя сдаёт в архив.
Организационная поддержка директора. Помогает планировать рабочее время руководителя: вносит в органайзер встречи, совещания, педсоветы, предупреждает о приближении событий, согласовывает графики. Организует телефонные переговоры: ведёт базу контактов, соединяет директора с абонентами, регистрирует звонки, при необходимости перенаправляет их заместителям.
Работа с посетителями. Организует личный приём директора: ведёт журнал предварительной записи и посещений, регистрирует гостей. Содействует в оперативном рассмотрении просьб и предложений сотрудников, родителей. Принимает личные заявления (от сотрудников, учеников, родителей) на подпись директору.
Подготовка мероприятий. Участвует в организации собраний, педсоветов, совещаний: собирает материалы, оповещает участников о времени и месте, рассылает приглашения, помогает с оформлением повестки. По поручению директора ведёт и оформляет протоколы заседаний.
Контроль исполнения. Следит за тем, чтобы сотрудники своевременно выполняли поручения директора, а также соблюдали сроки по изданным приказам и распоряжениям.
Обеспечение рабочего процесса. Контролирует, чтобы у директора и сотрудников были в наличии канцелярские принадлежности и средства оргтехники.
Другие задачи. Иногда секретарь выполняет отдельные поручения директора (например, вызывает сотрудников или учеников). Также в его задачи может входить информационное обеспечение — сбор и передача директору нужных сведений.
Несколько важных нюансов:
Секретарь работает в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.
При выполнении обязанностей нужно соблюдать правила охраны труда, в том числе при работе с компьютерной техникой.
Если секретарь обрабатывает персональные данные (например, сведения об учащихся или сотрудниках), он обязан обеспечивать их конфиденциальность.