Секретарь

Требования: Ответственность, исполнительность.
Обязанности: Обеспечивать организационно-техническую поддержку работы руководителя: координировать административные процессы, оптимизировать информационные потоки и создавать условия для продуктивной работы руководителя.
Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию: направлять письма и документы в профильные подразделения или конкретным исполнителям согласно резолюции руководителя, контролировать сроки подготовки ответов.
Вести делопроизводство и документооборот в соответствии с номенклатурой дел.
Организовывать подготовку документов на подпись руководителю: принимать заявления и служебные документы от подразделений, проверять их оформление, обеспечивать редактирование и своевременное представление руководителю.
Подготавливать материалы для работы руководителя: формировать подборки документов, справок и аналитических выписок, готовить проекты писем, запросов и ответов на обращения.
Управлять коммуникациями руководителя: принимать и распределять телефонные звонки, фиксировать сообщения в отсутствие руководителя, передавать телефонограммы и срочную информацию, обеспечивать оперативную связь по каналам связи.
Обеспечивать организационную поддержку совещаний и заседаний: формировать повестку, уведомлять участников, готовить помещение и материалы, вести и оформлять протоколы, фиксировать поручения и контролировать их исполнение.
Осуществлять контроль исполнения приказов, распоряжений и поручений руководителя в агрегатном производстве: запрашивать промежуточные статусы у подразделений, фиксировать результаты, информировать руководителя о ходе исполнения.
Организовывать приём посетителей и содействовать оперативному рассмотрению обращений сотрудников, координировать взаимодействие между подразделениями по срочным вопросам.
Выполнять машинописные работы и ввод данных: печатать служебные документы по указанию руководителя, вносить информацию в базы данных и электронные системы учёта.
Исполнять отдельные поручения руководителя в рамках должностных полномочий.