Секретарь руководителя

Требования: Коммуникабельность, дисциплина, владение программами, владение орг техникой.
Обязанности: - Обеспечивает техническое и оперативно-организационное обслуживание работы главы администрации округа.
- Ведет делопроизводство в соответствии установленной инструкцией в Администрации городского округа "Город Архангельск", правилами и порядком работы с документами. Вводит отчеты в системе "ДЕЛО" о ходе и результатах исполнения поручений, с прикреплением электронных образцов документов.
- Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию администрации округа в СЭД "ДЕЛО", обеспечивает доставку корреспонденции по назначению. Контролирует своевременное предоставление отчетов ответственными исполнителями в программу.

- Осуществляет контроль над соблюдением сроков исполнения документов специалистами администрации округа.
- Ежедневно получает почтовую корреспонденцию, соблюдая при вскрытии меры предосторожности.
- Ежедневно принимает электронную почту, доводит до сведения главы администрации округа и отправляет сообщения по электронной почте.
- Принимает входящие и передает исходящие телефонограммы факсограммы администрации округа, осуществляет их регистрацию.
- Принимает по телефону сообщения и доводит их до сведения специалистов или главы округа. Организовывает телефонные переговоры главы администрации округа.
- Осуществляет регистрацию и учет заявлений, обращений и жалоб граждан в администрации округа, осуществляет контроль за их исполнением специалистами администрации округа в соответствии с установленными сроками. Своевременно информирует главу администрации округа о наличии просроченных исполнителями ответов заявителям.
- Предоставляет в установленные сроки ежеквартальные и ежегодные отчеты по исполнению обращений, заявлений и жалоб граждан.
- Ведет предварительную запись посетителей на личный прием к главе администрации округа, организовывает прием посетителей главы администрации округа.
- Ведет регистрацию и учет приказов главы администрации округа, представляет их должностным лицам для исполнения.
- Разрабатывает номенклатуру дел администрации округа, согласовывает ее с государственным архивом Архангельской области.
- Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием и регистрацию, хранение и использование архивных документов.