Ассистент коммерческой дирекции

Требования: Знать основы делопроизводства, ведение документооборота, офисной техники (сканер, принтер), Владеть MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Личностные характеристики:
Внимательность к деталям. Умение замечать даже незначительные несоответствия в документах, что важно для предотвращения ошибок. Высокая организованность и пунктуальность. Многозадачность и умение расставлять приоритеты. Коммуникабельность и грамотная речь. Умение работать с большими объёмами данных. Быстрая обучаемость.
Обязанности: · планировать, координировать и вести рабочий график Заместителя Генерального директора по развитию;
· обеспечивать чистоту и порядок в кабинете и на рабочем месте;
· передавать документы на исполнение в соответствии с резолюцией Заместителя Генерального директора по развитию;
· организовывать прием посетителей Дирекции, в том числе оформлять пропуска и сопровождать посетителей;
· осуществлять персональную помощь в организации работы Дирекции;
· вести рабочую документацию по установленному в Обществе образцу;
· выполнять работу по формированию, ведению и хранению базы данных внутренней и внешней информации (документации), касающейся деятельности Дирекции;
· обеспечивать сохранность поступающей в Дирекцию документации и корреспонденции, вести архив документов, касающихся деятельности Дирекции;
· контролировать и вести реестр документов к рекламно-информационным материалам;
· обеспечить процесс прохождения согласования договоров по направлению деятельности Дирекции;
· обеспечить процесс прохождения согласования других документов по направлению деятельности Дирекции;
· осуществлять табельный учет, составление графика отпусков и контролировать его выполнение;
оформлять заказы на приобретение канцтоваров для нужд Дирекции
· вести электронную базу актов и счетов, поступающих в Дирекцию, и контролировать их прохождение.